Aufbewahrungsfristen in der Zahnarztpraxis: Wie lange Akten, Röntgen und Belege bleiben müssen

Aufbewahrungsfristen in der Zahnarztpraxis sind kein Gefühlssache. Für jede Unterlage gilt eine andere Regel. Die Patientenakte zehn Jahre. Röntgen bei Kindern oft länger. Steuerbelege seit 2025 teilweise kürzer. Und dann noch die Haftung, die bis 30 Jahre reichen kann.

Hier steht, welche Frist wirklich gilt. Mit Tabelle. Ohne die Vermischung, die in manchen Übersichten im Netz steht: 30 Jahre gelten nach dem Strahlenschutzgesetz für Strahlenbehandlungen. Ein normales OPG oder ein Bitewing ist eine Untersuchung. Das ist ein Unterschied.

Das Wichtigste in Kürze

• Die Patientenakte bleibt nach § 630f Abs. 3 BGB zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung.
• Gegenüber der KZV zählen für Vertragszahnärzte zehn Jahre nach Abschluss des Jahres, in dem abgerechnet wurde (§ 8 Abs. 3 Satz 3 BMV-Z).
• Röntgenuntersuchungen: Erwachsene zehn Jahre, Minderjährige bis zum 28. Geburtstag. Strahlenbehandlungen: 30 Jahre (§ 85 Abs. 2 StrlSchG).
• Buchungsbelege: seit 1. Januar 2025 acht Jahre. Jahresabschlüsse weiter zehn Jahre (§ 147 Abs. 3 AO).
• Gelten mehrere Fristen, zählt die längste. So stehen es die KZV Brandenburg (Stand November 2025) und die KZV Nordrhein.

Aufbewahrungsfristen Zahnarztpraxis: Tabelle

Die Tabelle nennt Mindestfristen. Stand der steuerlichen Zeilen: AO in der Fassung nach dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz, also ab 1. Januar 2025. Die zahnärztlichen Zeilen folgen BGB, BMV-Z (Gesamtausgabe der KZBV, Stand 1. April 2026), StrlSchG und der Übersicht der KZV Brandenburg vom November 2025.

Arbeitsmodelle, Duplikationsmodelle und Säge- oder Stumpfmodelle des Zahntechnikers fallen nach der Tabelle der KZV Nordrhein nicht unter die zahnärztliche Aufbewahrungspflicht. Planungs- und Situationsmodelle schon.

Wann beginnt die Frist?

Das hängt von der Vorschrift ab. Deshalb reicht „zehn Jahre“ allein nicht.

Patientenakte nach BGB. Die zehn Jahre laufen nach Abschluss der Behandlung. Was „abgeschlossen“ heißt, steht im Gesetz nicht Satz für Satz. Folgekorrekturen und noch offene labortechnische Schritte gehören in der Praxis noch zur Behandlung. Wer unsicher ist, wartet auf das letzte Datum in der Akte und nimmt das.

KZV und Krankenkasse. Hier beginnt die Frist später: nach Abschluss des Kalenderjahres, in dem ihr abgerechnet habt. Beispiel: Behandlung 2024, Abrechnung noch 2024. Dann endet die BMV-Z-Frist mit Ablauf 2034. Die BGB-Frist kann früher enden. Zählt die längere.

Steuer. Die Frist beginnt mit Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist, der Brief rausging oder der Jahresabschluss aufgestellt wurde (§ 147 Abs. 4 AO). Sie läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern noch gebraucht werden, deren Festsetzungsfrist offen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).

Röntgen. § 85 Abs. 2 StrlSchG nennt die Dauer, nicht denselben klaren Start wie das BGB. Die KZV Nordrhein rechnet bei Erwachsenen zehn Jahre nach der letzten Untersuchung. Die Landeszahnärztekammer Baden-Württemberg spricht vom Abschluss des Behandlungsfalls. Im Zweifel die längere Variante.

Patientenakte: 10 Jahre, aber nicht immer Schluss

In die Akte gehören nach § 630f Abs. 2 BGB unter anderem Anamnese, Diagnosen, Befunde, Therapien, Eingriffe, Einwilligungen, Aufklärungen und Arztbriefe. Privat und Kasse spielt für die BGB-Frist keine Rolle. So schreibt es auch die KZV Nordrhein.

Die Frist gilt weiter, wenn der Patient stirbt. Und sie gilt weiter, wenn ihr die Praxis aufgebt. Beides steht in den Hinweisen der KZV Brandenburg und der KZV Nordrhein.

Elektronisch führen ist erlaubt (§ 630f Abs. 1 BGB). Berichtigungen müssen den alten Inhalt sichtbar lassen, mit Datum. Für die KZV müssen elektronische Unterlagen in der Frist lesbar bleiben (§ 8 Abs. 3 Satz 4 BMV-Z).

Papier scannen und dann schreddern ist etwas anderes. Die LZK Baden-Württemberg nennt das Medienbruch. Druckpunkte der Unterschrift fehlen danach. Der Beweiswert sinkt. Wo das Gesetz Schriftform verlangt, etwa bei der Mehrkostenvereinbarung nach § 2 Abs. 2 GOZ, muss das Original bleiben.

Röntgen: 10 Jahre, bis 28 oder 30 Jahre

Hier liegt der häufigste Fehler in Online-Texten. Das Strahlenschutzgesetz trennt Untersuchungen und Behandlungen.

• Untersuchung, erwachsen: zehn Jahre.
• Untersuchung, minderjährig: bis zum 28. Geburtstag. Ein OPG mit 8 Jahren bleibt also 20 Jahre, nicht zehn.
• Behandlung mit ionisierender Strahlung: 30 Jahre. Das ist Strahlentherapie, nicht die diagnostische Aufnahme in der Zahnarztpraxis.

Der Patient darf Einsicht und eine Abschrift. Einen Anspruch, das Original dauerhaft mitzunehmen, hat er nach der LZK Baden-Württemberg nicht. Der Zahnarzt muss die Bilder selbst aufbewahren.

Gebt ihr die Praxis auf, kann die Behörde verlangen, dass Röntgenunterlagen bei einer von ihr bestimmten Stelle hinterlegt werden (§ 85 Abs. 2 Satz 2 StrlSchG).

Steuer: 10, 8 und 6 Jahre

Seit 1. Januar 2025 sind Buchungsbelege acht Jahre aufzubewahren, nicht mehr zehn. Das steht in § 147 Abs. 3 AO. Die KZV Brandenburg hat das in ihrer Übersicht vom November 2025 nachgezogen. Die neue Frist gilt auch für Belege, deren alte Zehnjahresfrist am 1. Januar 2025 noch nicht rum war.

Zehn Jahre bleiben: Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanz und die dazu nötigen Organisationsunterlagen.

Sechs Jahre: Geschäftsbriefe hin und zurück und sonstige Unterlagen, die für die Steuer wichtig sind.

Wenn dieselbe Rechnung zugleich Buchungsbeleg und Teil der Patientenakte ist, gelten beide Regeln. Dann wieder: die längere Frist. Und: Die steuerliche Festsetzungsfrist kann länger offen sein als acht Jahre. Die KZV Brandenburg schreibt deshalb hinter die Steuerzeilen: Steuerberater fragen.

Weitere Fristen, die oft fehlen

Sonderanfertigungen. Die Konformitätserklärung nach MDR bleibt mindestens zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen. Bei implantierbaren Produkten mindestens 15 Jahre. Das gilt, wenn die Praxis selbst herstellt, etwa im Praxislabor.

Betäubungsmittel. Nachweise drei Jahre ab letzter Eintragung (§ 13 Abs. 3 BtMVV). In vielen Praxen kommt das kaum vor. Wer BTM führt, muss die Frist trotzdem kennen.

Medizinproduktebuch. Nach der MPBetreibV vom 14. Februar 2025 fünf Jahre nach Außerbetriebnahme (§ 13 Abs. 3). Das Buch selbst führt ihr für die Produkte in Anlage 1 und 2, also nicht für jedes Handinstrument.

Aufbereitung. Der DAHZ-Hygieneleitfaden, 17. Ausgabe 2026, nennt für die Aufbereitungsdokumentation mindestens fünf Jahre, in Anlehnung an die KRINKO-BfArM-Empfehlung. Eine eigene, gleich lautende Frist für jede Charge steht in der neuen MPBetreibV so nicht mehr. Die fünf Jahre sind die fachliche Linie, mit der ihr bei einer Begehung rechnen solltet.

Fortbildung. Gegenüber der KZV ist der Nachweis nach § 95d Abs. 3 SGB V im Fünfjahreszeitraum zu führen. Die KZV Brandenburg empfiehlt, die Nachweise für die Dauer der zahnärztlichen Tätigkeit zu behalten, mindestens bis der nächste Fünfjahreszeitraum rum ist.

30 Jahre: Pflicht oder Haftung?

Schadensersatz wegen Verletzung von Leben, Körper, Gesundheit oder Freiheit verjährt nach § 199 Abs. 2 BGB in 30 Jahren. Ohne Rücksicht darauf, ob der Patient den Schaden schon kennt. Die regelmäßige Verjährung ist drei Jahre, läuft aber erst, wenn der Patient die Umstände kennt oder grob fahrlässig nicht kennt (§ 195, § 199 Abs. 1 BGB).

Das ist keine allgemeine Aufbewahrungspflicht von 30 Jahren. Es ist der Grund, warum KZV Brandenburg und KZV Nordrhein im Einzelfall eine längere Aufbewahrung für geboten halten. Zum Beispiel nach Implantaten, wenn ihr merkt, dass Streit droht, oder wenn schon ein Verfahren läuft. Dann nicht schreddern, auch wenn die Zehnjahresfrist vorbei ist.

Löschen nach der Frist

Nach Ablauf der Frist dürfen personenbezogene Daten nicht einfach liegen bleiben. Die DSGVO verlangt Löschung, wenn der Zweck weg ist und keine rechtliche Pflicht mehr greift. Ausnahme: Die Daten braucht ihr noch, um Ansprüche durchzusetzen oder abzuwehren. So fasst es die KZV Brandenburg.

Nicht vernichten, wenn ein Verfahren schon läuft. Regress, Sozialgericht, Steuerprüfung, Strafsache. Auch nicht, wenn eine Außenprüfung begonnen hat oder ein Steuerbescheid noch vorläufig ist.

Heißt praktisch: Ihr braucht ein Löschkonzept. Mit Datum, wer prüft und was ausgenommen bleibt. Digital und Papier.

Typische Fehler

• Röntgen von Kindern nach zehn Jahren weg. Die Grenze ist der 28. Geburtstag.
• 30 Jahre auf alle Röntgenbilder anzuwenden. Das Gesetz meint Strahlenbehandlungen.
• Buchungsbelege weiter pauschal zehn Jahre. Seit 2025 sind es acht, Jahresabschlüsse bleiben zehn.
• Nur die BGB-Frist rechnen und die KZV-Frist (Jahr der Abrechnung) vergessen.
• Akte scannen, Original weg, obwohl Schriftform nötig war.
• Bei Praxisaufgabe die Fristen für tot halten. Sie laufen weiter.

Häufige Fragen

Wie lange muss die Patientenakte in der Zahnarztpraxis aufbewahrt werden?

Nach § 630f Abs. 3 BGB zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung. Für Vertragszahnärzte gilt gegenüber der KZV zusätzlich § 8 Abs. 3 Satz 3 BMV-Z: zehn Jahre nach Abschluss des Jahres, in dem die Behandlung abgerechnet wurde. Gilt die längere Frist, zählt die längere.

Wie lange müssen Röntgenbilder in der Zahnarztpraxis aufbewahrt werden?

Bei Röntgenuntersuchungen Erwachsener zehn Jahre, bei Minderjährigen bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres (§ 85 Abs. 2 Nr. 2 StrlSchG). Für Strahlenbehandlungen gelten 30 Jahre. Typische Zahnfilme und digitale Aufnahmen sind Untersuchungen, keine Behandlungen.

Müssen Buchungsbelege noch 10 Jahre aufbewahrt werden?

Nein. Seit 1. Januar 2025 gilt für Buchungsbelege nach § 147 Abs. 3 AO eine Frist von acht Jahren. Jahresabschlüsse, Bücher und Inventare bleiben bei zehn Jahren. Die kürzere Frist gilt für Unterlagen, deren zehnjährige Frist am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war.

Darf ich die Papierakte scannen und das Original wegwerfen?

Elektronisch führen ist nach § 630f Abs. 1 BGB erlaubt. Die Landeszahnärztekammer Baden-Württemberg warnt aber: Wer Papier erst scannt und dann vernichtet, verschlechtert den Beweiswert. Wo Schriftform vorgeschrieben ist, etwa bei der Mehrkostenvereinbarung nach § 2 Abs. 2 GOZ, muss das Original bleiben.

Fazit

Für den Alltag reicht die Tabelle oben. Patientenakte zehn Jahre. Röntgen bei Kindern bis 28. Steuerbelege acht oder zehn, je nach Art. Und vor dem Schreddern kurz prüfen, ob eine längere Frist oder ein laufendes Verfahren dagegensteht. Die genaue KZV- oder Kammerliste eures Landes kann noch einzelne Sonderfälle haben. Im Zweifel die längste Frist nehmen.

Quellen

• § 630f BGB
• § 199 BGB
• § 85 StrlSchG
• § 147 AO
• BMV-Z, Gesamtausgabe Stand 1. April 2026 (PDF, KZBV)
• KZV Brandenburg: Übersicht Aufbewahrungsfristen, November 2025 (PDF)
• KZV Nordrhein: Aufbewahrungspflichten
• LZK Baden-Württemberg: FAQ Aufbewahrung
• § 13 BtMVV
• § 13 MPBetreibV (Fassung 2025)
• DAHZ-Hygieneleitfaden, 17. Ausgabe 2026

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